Hace unos meses tuve la oportunidad de participar en un curso de AI Strategic Research enfocado en cómo convertir los LLM’s en verdaderos aliados dentro de nuestras actividades de investigación, análisis y síntesis a lo largo de un proyecto.
Una de las estrategias que reveló la facilitadora del curso, fue la de anticiparse a posibles preguntas que pueden tener los “stakeholders” durante una reunión donde tengamos que exponer nuestro proceso de diseño, investigación y el resultado obtenido.
Esta exposición de hallazgos puede resultar retadora para cualquier contribuidor de un proyecto, para ello hay una técnica plenamente usada en el contexto de diseño y de producto como lo es el “Stakeholder Facilitation Map”.
Breve resumen sobre Stakeholder Facilitation Map
Esta técnica nos permite identificar quiénes son las personas que participan en el proyecto y qué nivel de influencia e interés tienen sobre él, a quiénes debemos tener informados y satisfechos y, a su vez, cómo impactan estos factores en la toma de decisiones.
Sin embargo, este artículo no se va a enfocar en hablar de esta técnica ya que hay suficiente teoría al respecto, pero la vamos a tomar como punto de partida. Para los próximos pasos debemos tener aterrizado un escenario donde ya conozcamos a los actores del proyecto y su nivel de influencia e interés.
Interactuando con AI
Supongamos que mañana tienes una reunión con la gerencia del departamento, gerente del proyecto y CEO. Debes hacer una exposición importante de los hallazgos de tu investigación, proceso de diseño y resultado final; te sientes con suficiente confianza para hablar de ellos, pero desconoces qué potenciales preguntas te harán durante la reunión.
Es aquí donde comenzamos a pensar de manera estratégica, alimentando la AI con el Brief del proyecto y el “Stakeholder Mapping”. Adicional, añade qué elementos de la investigación quieres posicionar de tu proceso, por qué son importantes y qué impacto han tenido en los resultados.
Luego identifica tus actores, esto puede ser un ejemplo:
- María – CEO – Principal enfoque en el impacto en conversión y crecimiento que esta estrategia puede generar.
- Carlos – COO – Principal enfoque en los aspectos operativos e implementación del negocio.
- Andrea – Product Lead – Principal enfoque en implementación técnica, viabilidad y gestión de producto.
- Fernanda – Strategist & Operations Lead – Principal enfoque en resultados, estrategia y KPIs del negocio.
- Javier – Project Manager – Principal enfoque en tiempos, ejecución y cumplimiento de deadlines.
- Ricardo – UX Manager – Principal enfoque en aspectos UX/UI y gestión del equipo.
- Luis (yo) – UX Researcher – Responsable de la presentación y exposición de la investigación.
Si quieres obtener mejores resultados puedes añadir características personales de cada actor; si ya has tenido reuniones previas puedes agregar comentarios que hayan hecho, pensamientos que hayan expuesto o preocupaciones. Ej.: “Andrea ha expuesto en reuniones anteriores una tendencia a hacer testing en tiempo real sobre el producto, por lo tanto muestra cierta resistencia a conducir pruebas de usuario previas al lanzamiento de nuestras actualizaciones, probablemente porque considera que esto va a tomar más tiempo del necesario y va a ralentizar el proceso”.
Luego que hayas cargado toda esta información en la AI, indícale un prompt similar a: “Necesito presentar los siguientes puntos “…” en la reunión de mañana sobre este tema en particular “…”, tomando en cuenta la información que te he suministrado sobre los actores del proyecto, ayúdame a anticiparme a potenciales preguntas que cada uno de ellos pueda tener y, de acuerdo a cada pregunta y con base a la información que te he brindado de mi proyecto y los elementos que quiero posicionar, ayúdame a responderlas. Por cada actor crea al menos 3 preguntas con sus respuestas respectivas”.
Adicional, es oportuno que cuestiones tu propia investigación y que la AI identifique puntos débiles de tu estrategia y mejoras posibles, algo similar a: “Una vez tengamos el mapeo de preguntas y respuestas estratégicas, ayúdame a identificar puntos débiles que pueden representar un riesgo para la toma de decisiones y pro tips para posicionar mi investigación”.
Finalmente puedes pedirle que te ayude a elaborar un storytelling sobre tu presentación corto y preciso al momento de exponer tus hallazgos: “Ahora con base a los puntos que deseo posicionar, el perfil de cada actor y las potenciales preguntas, ayúdame a elaborar un paso a paso de mi presentación”.
Tu resultado puede ser algo como esto:
Claramente los prompts, definición o refinamiento deben quedar de tu parte, toda la información que te brinde la AI debe hacer sentido con tu estrategia, y mientras más específico sea el perfil de cada actor del proyecto (incluyendo información cualitativa), más pulidas serán las potenciales preguntas y más asertivas podrán ser tus respuestas.
Último paso
Ahora, no debemos quedarnos solo con el output que nos arroje la AI, hay una gran oportunidad de llevar esta estrategia a la acción y validarla posterior a la reunión, haciendo síntesis de lo discutido y presentado.
Haz un recap de tu conversación con la AI y ahora indícale que te genere un prompt para ser copiado en FigJam, Miro o el whiteboard de colaboración de tu preferencia, ejemplo: “Con toda la información que hemos trabajado, crea un prompt que pueda pegar en FigJam donde pueda identificar cada actor, preguntas y respuestas, y los pasos principales para posicionar la investigación y storytelling”.
Tu resultado puede ser algo como esto:
Luego de que hayas finalizado la reunión, junto con tus notas personales, notas AI o tu transcripción de la reunión, es hora de pasar a tu board de colaboración. Valida qué preguntas de las que tenías preparadas fueron realmente aterrizadas, ¿tus respuestas hicieron match con lo arrojado por la AI?, ¿fueron de ayuda los pro tips que solicitaste para conducir la presentación?
En conclusión, establecer un escenario de mapeo de stakeholders, identificar puntos de dolor, patrones de pensamiento y perfil objetivo de cada uno de ellos, además de anticiparse a potenciales preguntas durante una reunión e identificar posibles puntos débiles de tu estrategia e investigación, te ayudará a estar un paso adelante y consolidar la seguridad de tus respuestas.
Espero esta visión pueda ayudarte a continuar en tu proceso de crecimiento y posicionamiento estratégico en tus proyectos, departamento u organización.